ホーム > 時代が求める企業テーマ > コンプライアンスから内部統制へ
> “人”とクルマのコンプライアンス管理【2011年編】第2回

コンプライアンスから内部統制へ 時代が求める企業テーマ

2011.9.20リスク排除の実践(1)・・・(車両管理BPOの導入事例)

『×××株式会社/「車庫とばし」容疑で会社と従業員○名を書類送検』

このようなコンプライアンス違反に関する記事を新聞などで目にする機会が増えてきました。
自動車は、通信サービスが発達した今日でも企業活動に必要不可欠なツールです。業務形態の多様化に伴い、車両は「移動する事務所」として扱われるようなりました。
その上、従前からある道路交通法、道路運送車両法に加え、J-SOX法や環境関連法規などによりコンプライアンス・環境・安全を踏まえた高度な車両管理体制が求められているのです。企業の社会的責任が高まる中、ドライバーのモラルに頼るだけでは、その管理は非常に困難であると言えます。

A社では、拠点間での車両移動があれば整備工場の変更をリース会社に依頼していましたが、車検証の名義変更を怠っており、事業所ではその必要性すら理解していませんでした。また、現場のドライバーは、車検・法定点検の案内が来ても放置してしまい、車検漏れを起すことがしばしばありました。
実際に起訴されれば、直接的な損失はもちろんのこと、企業ブランドの失墜による間接的損失は計り知れません。
A社の課題はそれだけではありませんでした。入替基準や車種基準を持たないため、業務の遅延があり、適性・公正性が確保されず、不必要なコストを発生させることがありました。環境対策にも未着手でした。

【法令・罰則の一例】

A社も車両使用者として管理していたつもりでしたが、リスクの排除は自社内の対応だけでは全くできていなかったというのが実態と言えるでしょう。

そんなA社が採用したのが当社の「車両管理BPO」です。
まず「BPR(Business Process Re-engineering)」として、上記のようなリスクを正しく評価し、

  • 車両管理体制構築に向けた業務フロー設計
  • データ連携に必要な業務帳票設計、ドキュメントなどの整備
  • 車両管理業務の約80%を受託するための業務移管作業

を実施。作業の入口で、委託方針・スケジュールを合意し、受託業務範囲・内容にしたがい必要データを受領しました。業務関係先には業務変更点を周知し環境を整備しました。

また、トータルリスクマネジメントの強化に向け、「リスクの評価(P)」→「業務の再構築(D)」→「リスクの可視化(C)」→「業務の改善(A)」といったPDCAサイクルを継続的に繰り返し行う体制を構築しました。
受託する業務については、まず、社内ルールを見直し業務の適正・効率化を確保し、業務フロー上のリスクコントロールポイントで業務実施状況をチェックします。そして、車検切れなど不正因子となるデータの吸い上げによりリスクの可視化を行います。
加えて、「KPO(Knowledge Process Outsourcing)」として通常業務および蓄積された問い合わせの件数や内容を分析・モニタリングし、当社のノウハウを生かして課題抽出を行います。定期的な報告会を継続的に開催しながら改善することで問い合わせをなくし、お客さまの無駄な業務も削減します。これらの実践により、単なる業務受託ではなく、車両管理を「戦略的BPO」として提供できるのです。

【リスク排除事例】

サービス提供会社:オリックス自動車株式会社

ページの上部へ
総合受付はこちら
メールニュースお申し込み