第49回テレワーク導入の手順と注意点

a. 対象者の範囲

多くの場合、従業員全員が一斉にテレワークで働くのではなく、一定の範囲の中から利用を申し出たり、業務の必要性に応じて会社が指名したりする形で制度の対象者が決まります。そのため、あらかじめ制度の対象となりうる範囲を定めておく必要があります。この基準や条件に関しては、「あの人だけテレワークで働けて不公平だ」などの不満が上がらないように、誰もが納得できる客観的なものとすることが求められます。また、テレワーク導入の目的が育児・介護との両立支援などであれば、事前に対象者のニーズを調査し、どの程度の利用が見込まれるかを把握しておくとよいでしょう。

b. 対象業務の範囲

対象者の範囲を決めたら、テレワークで行うことのできる業務の範囲を設定します。業務の中にはテレワークでは行えないものや行うことが難しいものがあります。例えばオフィスで保管している帳票類の原本を扱う作業や、きわめて機密性の高い情報を扱う作業などはテレワークには向いていません。そのため、テレワークの対象者を決めた段階で、その人のどの業務をテレワークで行うかということも決めておく必要があります。

c. テレワークを行う頻度

テレワークの中でも特に在宅勤務を行う場合は、1週間のうち何日を在宅勤務で行うかを決めておく必要があります。はじめから完全な在宅勤務を行うことも可能ですが、働き方が大きく変わることによる支障や社内メンバーとのコミュニケーションの希薄化を招く可能性があることから、導入初期の段階では、週1～2日程度からスタートし、在宅での勤務に慣れてきたところで日数を増やしていくようにするとよいでしょう。

a. 労働時間管理

テレワークを実施する場合にも労働基準法をはじめとする労働関係法令が適用されます。働き方改革における労働安全衛生法の改正によって、企業に労働時間の適正把握義務が課せられました（第43回コラム「3．長時間労働者の医師面接と労働時間の把握義務」）。これはテレワークでも例外ではなく、原則として労働日ごとの始業・終業時刻を確認しなければなりません。テレワーク時には、従業員が通常の勤務と異なる環境で就業することになりますので、労働時間の管理方法について確認し、ルールを決めておくことが必要です。
労働時間を管理するためには、従業員から何らかの形で報告を受けるか、システムを用いて勤務していることを客観的に把握するかのどちらかの方法をとることになります。報告の方法は、普段から使い慣れているEメールや電話を用いることが最も一般的です。システムを用いた管理については、クラウド型勤怠管理システムなどを利用して始業・終業時間をシステム上で打刻させるものや、PCの操作状況を確認するためにログを保存して労働時間を把握するもの、あるいはWEBカメラの機能を用いて勤務状況をモニタリングするものなどがあります。特に在宅勤務では私用などによる「中抜け時間」が発生することが予想されますので、在席状況を把握できるツールがあるとより正確に労働時間の管理を行うことができます。
なお、厚生労働省が平成29年1月20日に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」^※4では、始業・終業時刻の確認方法は、使用者が自ら現認することによる確認、または、タイムカードやICカード、PCの使用時間の記録などの客観的な記録による確認が原則であり、やむを得ずEメールや電話で自己申告をさせる場合は、その時間が実際の労働時間と一致しているか企業が調査することが必要とされているため注意が必要です。

テレワークで働く従業員に対しても、1日の労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合60分以上の休憩を与えなければなりません。この休憩時間は、労働基準法第34条第2項の定めにより、事業場に所属する労働者に一斉に与えなければならないとされていますが、あらかじめ労使協定を締結すれば、テレワークで働く従業員について一斉付与の適用から外し、個別に休憩時間を設定することも可能です。法定の休憩時間以外に中抜けをした場合、その時間を休憩時間として扱い、その分終業時刻を繰り下げる運用をしている企業もあります（この場合、始業・終業時刻の変更可能性を就業規則に規定しておく必要があります）。

このほかに、時間外労働や深夜、休日労働についてもルールを決めておく必要があります。テレワークで働く場合でも時間外労働の考え方や割増賃金の計算方法に変わりはありません。特に在宅勤務の場合には、柔軟な勤務が可能になる反面、ついつい働きすぎてしまうという側面があるため、「深夜・休日労働は行わない」「時間外労働を行う必要がある場合は事前に申請をして許可を受ける」など、あらかじめルールを決めておくことが求められます。あるいは、深夜・休日はシステムへのアクセスを制限する仕組みや、就業時間外に業務メールを送らないなどの運用ルールを検討することも考えられます。

テレワークの労働時間管理に関して、労働時間を細かく把握することなく所定労働時間働いたとみなすことはできないか、という相談を受けることがあります。これについては、労働基準法第38条第2項に規定する「事業場外みなし労働時間制」の取り扱いを確認しておく必要があります。「事業場外みなし労働時間制」とは、労働者が労働時間の全部または一部を事業場の外で勤務した場合、使用者の具体的な指揮監督が及ばず、労働時間を算定することが困難なときは、原則として、所定労働時間を働いたものとみなすという仕組みです。この仕組みはテレワークでも適用されることができますが、その範囲は限定的で、次の(ア)(イ)要件をいずれも満たす必要があります。

• ※4：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
  （P2　始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法）
  https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000149439.pdf

b. 費用負担

テレワークを実施した場合、次のような費用が発生します。

そのため、これらの費用を会社と従業員とでどのように負担するかも明確にしておく必要があります。仮に従業員に一部負担させる場合には、その旨を就業規則に規定をしておかなければなりません。なお、費用の立替などの煩雑さを軽減するために、あらかじめ切手や封筒を支給する、あるいは、在宅勤務に関する費用を従業員の負担としたうえで「在宅勤務手当」という形で毎月定額の金額を支給するなどの方法があります。

c. その他

このほかにも安全衛生管理として、テレワークの勤務場所が就業に適した環境であることの確認や、通常の従業員と同じように定期の健康診断やストレスチェック（常時50人以上を使用する事業場では義務）を実施することが求められます。